En corto
Un agente de IA puede atender las peticiones de cita que llegan por WhatsApp y apuntarlas en tu Google Calendar: consulta tus huecos libres, ofrece unas pocas horas, reserva cuando el cliente confirma y le manda la confirmación en el mismo chat. También cambia y cancela citas, y envía recordatorios 24 y 2 horas antes. Para que sea fiable, las horas libres y las acciones sobre la agenda tienen que decidirse en el programa, no en lo que el modelo crea recordar.
Cómo funciona una reserva de principio a fin
- El cliente escribe por WhatsApp: «¿Tenéis hueco el jueves por la tarde?».
- El agente mira tu calendario: qué horas están ocupadas y cuál es tu horario ese día.
- Ofrece unas pocas horas libres, repartidas a lo largo del día. Si el cliente pide una hora concreta, comprueba si está libre.
- Pide el nombre si no lo tiene y, cuando el cliente elige, crea la cita en tu Google Calendar.
- El cliente recibe la confirmación en el mismo chat, con el día y la hora.
- Le llegan dos recordatorios, 24 horas y 2 horas antes de la cita.
Para cambiar o cancelar, el cliente solo tiene que pedirlo. El agente busca sus citas por el número de teléfono desde el que escribe y, si tiene varias, le pregunta cuál. Tú ves cada cambio en tu calendario como si lo hubieras hecho a mano.
Por qué la agenda no puede depender solo de la IA
Un modelo de lenguaje escribe bien, pero no es fiable con la agenda. En las pruebas de nuestro agente, el modelo:
- ofreció nueve horas cuando la regla decía que ofreciera pocas,
- dijo «he cancelado tu cita» sin haberla cancelado en dos de cada tres intentos,
- y llegó a inventarse identificadores de cita.
La solución fue sacar esas decisiones del modelo. Las horas que se ofrecen las calcula el programa, como mucho cuatro. El teléfono del cliente lo pone el programa, así que el agente solo puede tocar las citas de quien le escribe. Y una respuesta que diga que algo está hecho sin que se haya hecho se rechaza antes de enviarse. Si te ofrecen un agente de citas, pregunta cómo resuelve estas tres cosas.
Qué necesitas para ponerlo en marcha
- Una cuenta de Google con Google Calendar, la que ya uses para tu agenda. Puedes elegir en qué calendario se apuntan las citas.
- Tu horario de atención. Admite horario partido: varias franjas por día, por ejemplo de 9 a 14 y de 17 a 20.
- Tus servicios y lo que dura cada uno, para que el agente sepa cuánto tiempo reservar.
- Si trabajáis varias personas, un calendario por profesional, para que cada cita caiga en la agenda de quien la atiende.
- WhatsApp conectado al agente. Puede ser tu número de siempre: lo explicamos en Cómo poner un agente de IA en WhatsApp sin dejar de usar tu móvil.
Confirmaciones y recordatorios
Meta trata distinto los dos mensajes. La confirmación sale mientras el cliente está conversando, dentro de la ventana de 24 horas, y puede ser un texto normal. Los recordatorios salen cuando esa ventana ya se ha cerrado, y fuera de ella WhatsApp solo deja enviar plantillas aprobadas por Meta. Por eso, al conectar el agente, se crea una plantilla de recordatorio que Meta revisa antes de poder usarla.
- Los recordatorios salen de las citas reales de tu calendario, no de lo que recuerde el agente. Si mueves una cita que reservó el agente, el recordatorio se ajusta a la hora nueva.
- Si alguien reserva para dentro de 3 horas, no recibe el aviso de 24 horas, que ya no tendría sentido.
- Cada mensaje del agente lo cobra Meta. Las cuentas están en ¿Cuánto cuesta un agente de WhatsApp con IA?.
Qué permisos pide a tu cuenta de Google
Conectar el calendario significa dar acceso a tu cuenta de Google, así que conviene saber exactamente a qué. Nuestro agente pide solo esto:
| Permiso | Para qué |
|---|---|
| Ver tus horas ocupadas | Ofrecer solo huecos libres |
| Crear, mover y cancelar eventos | Reservar, cambiar y anular las citas que piden tus clientes |
| Ver la lista de tus calendarios | Que elijas en cuál se apuntan las citas |
| Crear calendarios propios de la aplicación | Dar un calendario a cada profesional del equipo |
| Escribir en una hoja de cálculo | Apuntar a quien pidió información y no reservó, para que le llames |
No pide acceso a tu Gmail, a tus contactos ni a tu Google Drive. Si una herramienta te pide más de lo que necesita para las citas, pregunta para qué.
Lo que conviene saber antes
- Las citas que apuntas tú a mano no llevan recordatorio por WhatsApp. El agente no tiene el teléfono de esa persona; solo lo guarda en las citas que reserva él.
- Sin el calendario conectado, el agente contesta pero no da citas. No se inventa horas libres.
- No ofrece horas fuera de tu horario ni en fechas que ya han pasado.
- Avisa de que es una inteligencia artificial en su primera respuesta, como exige la ley europea de IA. Lo contamos en La ley europea de IA y tu chatbot.
Cómo lo hacemos en AgencIA DomoIA
Nuestro agente de WhatsApp funciona como describe esta guía: consulta tu Google Calendar, reserva, cambia y cancela citas, manda la confirmación en el chat y los recordatorios 24 y 2 horas antes. Lo dejamos configurado con tu horario, tus servicios y tu equipo, y antes de abrirlo a tus clientes lo pruebas en un modo de prueba que lee tu calendario de verdad pero no apunta nada en él.
Si prefieres que las citas entren por teléfono, mira el agente de voz. Y en la auditoría gratuita vemos cuál encaja en tu negocio.
Fuentes
Comprobadas el 31 de octubre de 2026.
